Voicemail: een mini-commercial

Ik vergelijk voicemails weleens met korte commercials. Als jij voor het eerst een commercial ziet van een product dat je niet kent, dan is dat het moment suprême voor een bedrijf om een goede eerste indruk te scheppen. Met een voicemail werkt dat precies zo. Als de voicemail van je bedrijf slecht klinkt, dan kan een potentiële klant zo de indruk krijgen dat je diensten en producten van dezelfde slechte kwaliteit zijn, en dat is doodzonde.

De tone-of-voice

Stel, je bent begrafenisondernemer, dan is een dynamische en enthousiaste tone-of-voice niet passend, omdat deze niet congruent is aan de boodschap die je wilt overbrengen. Dit is natuurlijk een uitzondering als jij een begrafenisondernemer bent die juist van een begrafenis een leuk feestje wil maken. Heb jij een bedrijf waarbij de doelgroep de stoere huisman is? Dan zorg je dat je voicemail niet klinkt alsof je babypoeder aan het verkopen bent. De manier waarop je naar de klant wilt communiceren heet de tone-of-voice, oftewel: stemstijl.  Tegenwoordig mag je best wat creativiteit en persoonlijkheid stoppen in een voicemail. Ik krijg dan ook vaak het verzoek een voicemail of IVR niet als een ‘bandje’ te laten klinken, maar het juist met gevoel over te brengen, passend bij de uitstraling van het bedrijf. Zorg dus dat je een eigen draai geef aan je tone-of-voice, zodat deze ‘mini-commercial’ memorabel wordt voor de beller.

Het script

Het schrijven van scripts is een vak. Doordat scriptschrijven makkelijk lijkt, is het iets dat je al gauw kunt verpesten zonder de juiste kennis. Gelukkig gaat het in dit geval om een tekst voor een voicemail, en niet voor een complexe bedrijfsvideo. Om je op weg te helpen en inspiratie te bieden, heb ik hieronder een aantal scripts voor je uitgewerkt. Deze mag je vrij gebruiken en aanpassen.

“Hallo, dit is de voicemail van [voornaam]. Momenteel kan [voornaam] niet opnemen. Spreek  na de toon uw boodschap in of bel later terug.”

“Hallo, dit is het automatische antwoordapparaat van de familie [achternaam]. Momenteel zijn wij telefonisch niet bereikbaar. Bel ons later nog eens of spreek een bericht in na de toon.” 

“Goedendag, u bent verbonden met [bedrijfsnaam]. Bedankt dat u met ons contact heeft opgezocht. Helaas kunnen wij uw oproep momenteel niet beantwoorden. Wilt u toch graag een medewerker spreken? Vul dan het contactformulier in op www.[bedrijfsnaam].nl. Dan bellen wij u zo snel mogelijk terug. Tot ziens!”

“Goedendag, u bent verbonden met [bedrijfsnaam]. Hartelijk dank voor het bellen. U wordt zo spoedig mogelijk doorverbonden met een beschikbare medewerker. Er is nog [getal] wachtende voor u. Nog even geduld alstublieft.”

“Goedendag, u bent verbonden met [bedrijfsnaam]. Fijn dat u belt. Om u zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, vragen wij u een keuze te maken uit het volgende menu.

  • Voor de openingstijden, toets één.
  • Wilt u graag klant worden van [bedrijfsnaam]? Toets twee.
  • Heeft u een vraag of opmerking over onze diensten? Toets drie.
  • Voor herhalen, toets vier.”
Schuiven naar boven